Por: Ariel Abrancato, Director Cono Sur Kodak Alaris

La transformación digital es una realidad para todas las organizaciones, pero cada una de ellas se encuentra en un punto diferente, en su propio proceso. El principio rector de este modelo de madurez digital es que, para que las organizaciones sepan a dónde tienen que ir, primero deben entender en qué punto se encuentran.

El proceso de madurez digital no es una moda sino un paso que todas las empresas deberán dar tarde o temprano. Hoy en día, los datos son la materia prima para encarar y mantener en el tiempo cualquier proyecto. Representan la esencia que da vida a la información que es el “petróleo” que lleva los procesos del negocio al siguiente nivel, optimizando la productividad y volviéndolo más eficiente y competitivo. 

Hasta no hace muchos años -y en algunos casos todavía hoy-, la conservación de los datos se realizaba exclusivamente de forma analógica. Sin embargo, dicho soporte presenta algunos inconvenientes como el paso del tiempo y su correspondiente degradación, el requerimiento de espacio para almacenarlo, la complejidad a la hora de realizar búsquedas o aplicar filtros y la imposibilidad de compartir la información de manera dinámica con el equipo de trabajo. Además, claro, de las consecuencias nocivas para el medio ambiente que trae aparejada la utilización y consecuente acumulación de grandes volúmenes de papel.

El impacto de este modelo es enorme, un estudio de Gedeth Network, junto a investigadores de la Universidad de Sidney, revela que el 81% de las empresas latinoamericanas consideran la digitalización como una oportunidad. 

Aunque la despapelización es hoy día un hecho y la pandemia que atraviesa el mundo desde hace un año y medio ha acelerado los procesos de implementaciones de soluciones relacionadas, aún muchas empresas se resisten al cambio ya que les parece un desafío insuperable.

En este artículo desterraremos 5 mitos que se plantean a la hora de hablar de los procesos de captura inteligente de la información y cómo afectan al desarrollo del negocio, cualquiera sea el vertical en que se desarrolle. 

  1. La transformación digital puede esperar. 

La adopción de tecnologías relacionadas con la captura inteligente de información ha sido primordial para garantizar la continuidad de las organizaciones –tanto públicas como privadas- en el contexto de pandemia por covid-19. Los especialistas hablan de que la transformación “ya no es una opción” y, en este sentido, las organizaciones “deben evolucionar o morir”. 

Tal es el impacto que, si bien es cierto que en años anteriores la digitalización de documentos no era algo en lo que las empresas consideraran invertir, hacia finales de 2020, cerca del 65% de las organizaciones de la región tenían proyectado sumar soluciones de captura inteligente como un factor necesario para este año.

Aunque la digitalización debería ser prioritaria para todas las empresas del planeta, cómo llevar a cabo este proceso no es tan evidente. Incluso, cuando las ventajas relacionadas con el ahorro de costos, agilización en los procesos laborales y eficiencia en la toma de decisiones, es un impulsor clave para la transformación, aún varios empresarios la subestiman.

Es clave comprender que la arquitectura digital no es solo la implementación de una plataforma tecnológica, es un modelo evolucionado de organización del negocio. En esta nuevo escenario de mercado las organizaciones deberán repensar su posicionamiento para encontrar un espacio relevante entre aquellas que intentan redefinir sus estrategias para continuar siendo competitivas y las empresas nativas digitales -figuras emergentes-. El diferencial lo hará contar con soluciones acordes a la medida de cada negocio.

Pero este cambio en el paradigma no se ajusta solo a empresas emergentes o enfocadas al consumidor final, es importante para todas las compañías: empresas industriales y B2B, e incluso agencias gubernamentales. Organizaciones de diversos tamaños y verticales están implementando iniciativas de transformación con el objetivo de eficientizar la forma en que interactúan con sus públicos. La mejora en la experiencia del cliente, mejora la productividad de la empresa y esta, a su vez se traduce en un aumento del volumen de negocio y, por lo tanto, un incremento en los ingresos.

La clave es comenzar con este proceso cuanto antes. 

  • Una empresa exitosa, transformará digitalmente los procesos con éxito. 

Si una empresa está conforme con la performance del negocio es poco probable que sea permeable a tomar el “reto” de una transformación digital profunda. La mayoría de las organizaciones se resisten al cambio cuando se sienten cómodas o cuando se desafía “la forma en que siempre se han hecho las cosas”. 

Para fundar las bases sobre las cuales impulsar esta mejora dentro de la estructura del negocio, será importante identificar a aquellos ejecutivos que reconozcan los beneficios de una transformación profunda y puedan impulsar el cambio. 

En este sentido, el liderazgo y la visión son claves. En lugar de imponer un mandato, el líder de la transformación deberá facilitar, empoderar y desafiar a sus colaboradores, impulsando una visión compartida para crear algo grande. La digitalización introduce nuevas formas de interactuar con los miembros del equipo y los clientes y, a menudo, requiere cambios en la cultura y las formas organizacionales. Es más que simplemente implementar la tecnología pero con una visión clara y la estrategia adecuada, en poco tiempo la organización estará bien posicionada para enfrentar el futuro.

  • El equipo ejecutivo de la compañía será el encargado de impulsar la transformación digital. 

Es habitual que este tipo de procesos de transformación estructural sean impulsados desde la cima de la organización –según la encuesta de 2020 de Deloitte, a partir de la situación vivida por la pandemia, un 53% de las empresas del globo impulsó la adopción de proyectos de automatización y esto se reflejará en el porcentaje de compañías con RPA que alcanzará el 70% en los próximos dos años-. 

Sin embargo, el cambio también puede originarse en otras partes de la pirámide. La innovación duradera puede surgir de las propuestas de los mandos medios o bien de los mismos colaboradores. Ellos pueden motorizar la disrupción y a medida que se alcanza el éxito y se corre la voz, el movimiento puede darse hacia arriba. 

Es difícil que una iniciativa funcione si la transformación es simplemente un mandato de arriba hacia abajo. Cuando las ideas se originan en sentido opuesto, tienden a tener más tracción y obtener una mayor aceptación. Sin embargo, un cambio organizacional exitoso requiere del compromiso de aquellos líderes. Serán ellos quienes deberán guiar y acompañar a sus equipos en el proceso de adaptarse a los cambios.

  • Con sólo actualizar la web e incorporar aplicaciones, ya se produce el cambio. 

Si bien el uso de herramientas ad-hoc puede ser efectivo para necesidades inmediatas, la falta de una estrategia empresarial a largo plazo se convierte en un problema a medida que la tecnología se integra más en las operaciones diarias del trabajo remoto. 

Para un cambio profundo y exitoso se requiere tener una visión clara de qué motiva esta necesidad y objetivos concretos que apunten a remodelar la forma en que se opera, entendiendo esto como una re-evaluación de las personas, los procesos y la tecnología. 

La cultura es el elemento a menudo olvidado que impulsa el éxito de la transformación digital. La agilidad, la adaptabilidad al cambio y la capacidad de cuestionar creencias arraigadas son factores clave en una cultura digital.

En este contexto, la introducción de soluciones de digitalización que permitan compartir información estratégica para la toma de decisiones, de manera simple, segura y confiable a todos los actores involucrados, se vuelve una aliada valiosa. La automatización de las funciones permitirá a los colaboradores desarrollar nuevas habilidades laborales más relacionadas con la toma de decisiones –eliminando el estrés de las tareas repetitivas – lo que finalmente beneficia a la organización en su conjunto. 

Contar con herramientas robustas y ágiles que prioricen tanto el volumen como la complejidad de los datos brinda a las organizaciones: flexibilidad al momento de la toma de decisiones, mayor capacidad de respuesta ante cualquier contingencia, eficiencia en los flujos de trabajo entre los equipos, incremento en la seguridad y la mejora de la satisfacción del cliente.

  • No es momento de priorizar la sustentabilidad

Esta idea es completamente errónea. Desde hace varios años, gran cantidad de compañías trabajan sobre políticas para atender la sustentabilidad sin descuidar sus resultados. Cuidar el planeta es un mandato casi indiscutible. En este sentido, la transformación digital realiza un gran aporte a la hora de preservar el medio ambiente: menos hojas implica más árboles y más árboles es igual a aire puro. 

Revertir el paradigma de la cultura del papel pasa de ser una necesidad a volverse un ítem prioritario en las agendas de compañías y los gobiernos.

Las nuevas dinámicas exigen brindar al cliente una experiencia potenciada de los productos o servicios que se les brindan y, en este sentido, la digitalización ofrece herramientas que permiten una conversación más directa, consistente y personalizada. 

Al mismo tiempo, la incorporación de tecnologías de automatización, integración y colaboración no solo ayudan a modificar las antiguas estructuras organizativas y a dar forma a la forma de interactuar y captar a sus clientes, sino que las empresas obtienen beneficios como una mejor participación y retención de los empleados y un mayor crecimiento comercial y en ganancias.

Para las compañías que aún no lo han hecho éste es el momento para adoptar la transformación digital.